Jedem einzelnen Mitarbeiter einen einfachen und effizienten Zugang zu den jeweils relevanten Trainingsinhalten zu bieten, Trainingsfortschritte zu monitoren, zu dokumentieren, verlässlich nachzuweisen, zu zertifizieren sowie besonders motivierten Angestellten weiterführende Lerninhalte bereitzustellen zählt zu den klassischen Aufgaben von Compliance Managern. Um die damit verbundenen komplexen und vielfältigen Herausforderungen erfolgreich zu meistern, benötigen Compliance-Verantwortliche in Unternehmen sichere und übersichtliche Software-Lösungen sowie gut konzipierte Lerninhalte zu Compliance-Themen, die sich bequem und flexibel an die Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen lassen.

Bei modernen Compliance as a Service-Lösungen lassen sich modular wählbare Optionen bequem dazubuchen, sobald ein neuer Bedarf entsteht. Außerdem sind sie in der Lage, den aktuellen Compliance Status des Unternehmens komprimiert und übersichtlich abzubilden. Nicht zuletzt aufgrund dieser Vorzüge bewähren sich Compliance as a Service Konzepte inzwischen auch zusehends in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels verdeutlichen. Compliance Managerin Lisa lässt sich von uns bei ihrem Jobwechsel zur Shor AG, bei der sich Compliance as a Service bereits fest etabliert hat, begleiten und zeigt uns, wie modernes Compliance Management heute aussehen kann.

Seit Abschluss ihres Jurastudiums ist Lisa in verschiedenen Unternehmen als Compliance Manager tätig. Die Arbeit mit unzähligen Ordnern und sich türmenden Papierbergen gehörte für sie bis vor einiger Zeit noch genauso zur Tagesordnung wie das wochenlange Verfassen umfassender Compliance Reports auf Excel Basis. Bis sie den Job wechselte und feststellte, dass es auch anders gehen kann…

Nanu…Wo stehen denn hier all die Ordner?

Gleich am ersten Arbeitstag bei der Shor AG, einem mittelgroßen Finanzdienstleister, war Lisa ziemlich erstaunt darüber, nichts von den Papierbergen vorzufinden, die sie von ihren früheren Arbeitsstellen kannte. Ihre neue Kollegin Maike die die Verwunderung sofort bemerkte, klärte sie darüber auf, dass in der Compliance Abteilung der Shor AG bis vor ein paar Jahren noch genauso gearbeitet wurde wie bei Lisas früheren Arbeitgebern.

Doch dann kamen bei der Shor AG neue Filialen im Ausland hinzu. Gleichzeitig hatte das Unternehmen eine Vielzahl von Gesetzesänderungen zu beachten und musste selbstverständlich auch das jeweilige Landesrecht der Auslandsniederlassungen berücksichtigen. Getrieben durch diese Faktoren wurde das Bedürfnis nach einer zeitsparenden und effizienten Lösung immer größer. Die Zielsetzung für die kleine Abteilung war damals völlig klar: Compliance Dokumente und Vorgaben sollten sich sicher und effizient digital verwalten und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen lassen. Präsenztrainings im Bereich Compliance zu in der Regel stark standardisierten Inhalten sollten zusehends durch Onlineschulungen ersetzt werden, um die Lernprozesse effizienter zu gestalten und den Lernern eine größere Flexibilität beim Durcharbeiten der Inhalte zu ermöglichen. Lisa war sofort begeistert von dem, was Maike ihr berichtete.

Papierloses Compliance Management? Eine tolle Idee! Aber wie läuft das praktisch ab?

Um ihre veralteten Compliance Prozesse auf den neusten Stand zu bringen, hatte sich die Shor AG für eine Compliance as a Service-Lösung entschieden. Der Vorteil dieser Lösung für das mittelständische Unternehmen lag insbesondere darin, genau die Compliance-Dienste zu nutzen, die es benötigt und das entsprechende Leistungsportfolio jederzeit bedarfsgerecht anpassen zu können. Innerhalb kurzer Zeit stiegen die Compliance Manager der Shor AG auf eine moderne Cloud nach höchsten Sicherheitsstandards um, wählten aus dem umfassenden Inhaltsportfolio ihres Anbieters die für ihre Zielgruppe relevanten Standardinhalte aus und ließen darüber hinaus einige individuell an die Shor AG angepasste Trainings erstellen.

Durch das Hosting in der Cloud bedurfte es außerdem keiner kostspieligen Investitionen. Nach der Einführung des neuen Systems war es sofort möglich, umfassende und aussagekräftige Reports zum Schulungs- beziehungsweise Lernfortschritt der Zielgruppe sowie zu möglichen Compliance-Risiken zu generieren. Dadurch verfügten die Compliance Manager über deutlich mehr Transparenz, was die Compliance Prozesse im Unternehmen anging und waren in der Lage, schneller und effizienter Entscheidungen zu treffen.

Transparenz und Prozesseffizienz in den Bereichen Training und Reporting

Heute ist Lisa von der modernen Compliance Lösung sowie der übersichtlichen und intuitiv bedienbaren Nutzeroberfläche der Lernumgebung voll und ganz überzeugt. Sie kann sich gar nicht vorstellen, dass sie früher in mühevoller Kleinarbeit aufwendige Berichte erstellen musste, in die sich stellenweise gerne Fehler und Ungenauigkeiten schlichen. Die Lernplattform, die den Mitarbeitern die für sie relevanten Inhalte bietet und es den Compliance Managern mit nur wenigen Klicks ermöglicht, Trainingsinhalte an einzelne Mitarbeiter zu verteilen, begeistert die Compliance Expertin.
Durch ein automatisches Erinnerungssystem werden Mitarbeiter rechtzeitig daran erinnert, für sie verpflichtende Kurse zu besuchen. So bleiben sie stets auf dem neusten Stand was neue Gesetze, Vorschriften und Regularien angeht. Die Online-Kurse können die Mitarbeiter am PC-Arbeitsplatz, unterwegs auf dem Tablet oder bequem zuhause auf dem Sofa absolvieren und sich dadurch ihre Lernzeit völlig frei einteilen. Hat ein Mitarbeiter einen Kurs erfolgreich abgeschlossen, so wird dies verlässlich im System dokumentiert und nach modernsten Sicherheitsstandards zertifiziert, sodass die Compliance-Manager stets ein genaues Bild vom Lernfortschritt ihrer Mitarbeiter haben.