Doch nicht alle Mitarbeiter kommen mit Videokonferenzen und der dafür verwendeten Technik zurecht, wie eine aktuelle Studie von Sharp unter mehr als 6.000 Büroangestellten in kleinen und mittleren europäischen Unternehmen zeigt.
Demnach empfindet etwa die Hälfte (49 Prozent) der befragten europäischen Büroangestellten die Technik als frustrierend und zieht auch in Pandemiezeiten persönliche Besprechungen vor. Wiederum knapp die Hälfte (47 Prozent) findet es verwirrend, unterschiedliche Videokonferenz-Plattformen verwenden zu müssen. Weitere 53 Prozent der Befragten gaben an, dass es ihnen bei Remote-Meetings schwerer fällt, konzentriert zu bleiben.

Wenig Schulungsangebote, viele Bedenken

Obwohl Videokonferenztechnologie inzwischen in den meisten Unternehmen zum Alltag gehört, haben nach eigenen Angaben lediglich 47 Prozent der Befragten eine Schulung zur Anwendung der Software erhalten. Aufgrund der technologischen Hürden haben viele Angestellte Vorbehalte gegenüber hybriden Meetings:

• 28 Prozent der Studienteilnehmer sind der Meinung, dass sich Mitarbeiter möglicherweise ausgegrenzt und dem Team nicht zugehörig fühlen.
• 22 Prozent sind der Meinung, dass die Kommunikation erschwert wird, wenn ein Teil der Kollegen im Büro und andere im Homeoffice arbeiten.
• 17 Prozent finden, dass dies die Entwicklung von Ideen beeinträchtigt und spontane Brainstormings erschwert.
• 16 Prozent denken, dass es so schwieriger ist, zielführende Besprechungen abzuhalten.

"Viele Angestellte haben sich inzwischen mit hybriden Arbeitsmodellen arrangiert, doch gerade bei hybriden Meetings gibt es noch einiges nachzuholen", so Dr. Nigel Oseland, ein führender britischer Arbeitspsychologe.
"Die Ergebnisse aus der Studie von Sharp belegen, wie wichtig es ist, die Menschen einerseits bei der optimalen Verwendung von Videokonferenztechnologie durch Schulungen zu unterstützen. Tools und Methoden für gute Meetings helfen dabei, die Probleme von Arbeitnehmern im Homeoffice zu lösen und den künftigen Erfolg hybrider Meetings sicherzustellen. Andererseits müssen Meetings in Zukunft noch interaktiver gestaltet werden, um insbesondere die virtuell zugeschalteten Teilnehmer noch stärker einzubinden und kreative Denkprozesse zu unterstützen. Dadurch erhöht sich das Engagement auch über die Distanz. Reibungslose technologische Abläufe spielen dabei eine wichtige Rolle."

Barrieren abbauen – Verbindung schaffen

Trotz der im Rahmen der Umfrage geäußerten Bedenken sind viele Arbeitnehmer unter 30 Jahren der Ansicht, dass Remote-Meetings viele Vorteile und neue Möglichkeiten bieten. So gab die Hälfte (50 Prozent) von ihnen an, dass sie sich in virtuellen Besprechungen eher trauen, das Wort zu ergreifen, und 59 Prozent finden, dass sich bei Remote-Meetings mehr Teilnehmer aktiv beteiligen können.  

Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei Sharp Business Systems, erklärt: "Bei Sharp verfolgen wir das Ziel, unproduktiven Meetings ein Ende zu setzen. Die Studienergebnisse zeigen, dass Unternehmen Lösungen brauchen, die den Anforderungen einer hybriden Zukunft gerecht werden. Gerade bei Besprechungen darf Technologie keine Barriere schaffen, sondern muss effektive Möglichkeiten bieten, um mit allen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Gefragt ist ein Mix aus interaktiven Tools, um gemeinsam an Ideen zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Nur so ist gewährleistet, dass alle Beteiligten einbezogen werden und effektiv arbeiten können."

Kostenloses Whitepaper für KMU

Basierend auf den Studienergebnissen hat Sharp gemeinsam mit Dr. Nigel Oseland ein Whitepaper zum Thema "Hybride Meetings für KMU" erstellt. Darin wird erläutert, wie Arbeitnehmer die veränderten Meeting-Strukturen beurteilen. Enthalten sind zudem Expertentipps, wie sich Meetings erfolgreich gestalten lassen und worauf Unternehmen bei der Wahl der richtigen Lösungen für neue Arbeitsmodelle achten sollten.