Lehrgänge und Seminare sind bei Ausbildungsgängen, Umschulungen oder Vorbereitungskursen auf IHK-Prüfungen in Präsenz, online oder als Blended-Veranstaltungen immer häufiger an Weiterbildungseinrichtungen zu finden und stellen eine organisatorische Herausforderung dar. Sie ähneln in der Grundstruktur "Mini-Studiengängen" und zeichnen sich dadurch aus, dass in einem Lehrgang verschiedene thematische Blöcke existieren, denen unterschiedliche Dozierende und Materialien zugeordnet sind.
Eventuell werden diese auch noch in unterschiedlichen Räumen abgehalten, wie z. B. wenn Theorie- und Praxisteil abweichende Anforderungen an die Raumausstattung haben. Es ist ebenfalls möglich, dass sich die Reihenfolge der thematischen Blöcke durch die Akademie oder auf Wunsch der Teilnehmenden für sie verändert (Modul 2 vor Modul 1). Wie bei einem Studiengang an einer Universität ist die Modulreihung im Lehrgang flexibel, wenn die Teilnehmende zum Schluss alle Module belegt hat, kann sie z. B. eine Prüfung ablegen.

Die Datenlotsen aus Hamburg erstellen seit über 20 Jahren Campus-Management Systeme für Universitäten und Hochschulen. Seit geraumer Zeit ist die Software CampusNet® innovative und zuverlässige Softwarealternative zu der HIS-Software und ist der größte private Anbieter von Campus-Management-Software im deutschsprachigen Markt. Die Zuverlässigkeit und die Features werden vor allem von großen, aber auch von kleineren Hochschulen geschätzt.

Die langjährige Erfahrung aus dem Hochschulmarkt wurde übernommen, um die Anforderungen der Lehrgänge auch in den Akademien abzubilden. In Zusammenarbeit mit der TÜV SÜD Akademie, als fachlichem und Prozessexperten haben sie die Software CampusNet® Academy auf neuster Softwarebasis entwickelt. Sie ist eine auf Akademien mit Präsenz-, Online und blended-Veranstaltungen spezialisierte Verwaltungssoftware, die alle Prozesse großer, aber auch kleinerer Akademien, im offenen und im Inhouse-Geschäft, sicher abbildet. Sie ist modular aufgebaut und kann entweder die gesamte Wertschöpfungskette vom Marketing bis zum Mahnverfahren abbilden oder sich mit Modulen in eine bestehende Softwarelandschaft der Akademien einfügen.

CampusNet® Academy ist ein integriertes System, welches durch viele Automatisierungen und Assistenzen Arbeitszeit spart und einfach Dinge im Hintergrund verarbeitet, so laufen von der Dateneingabe im Shop bis zur Rechnung etwa 80% der Buchungen automatisch durch.

Die Prozesse wurden komplett aus der digitalen Perspektive erstellt. Deshalb war es möglich, viele lästige Arbeitsschritte aus dem Bereich der Dokumentation und Kommunikation zu automatisieren. Andererseits werden alle relevanten Dokumente wie Zertifikate, Bescheinigungen, Rahmenverträge, etc. im System erstellt und auch dort abgelegt, so dass alle Vorgänge übersichtlich nachzuvollziehen sind. Beide Punkte tragen erheblich zur Effizienz der Arbeit bei.

Einmal erstellte Lehrgänge oder Veranstaltungen werden als Produkt - eine Art Schablone - erstellt und sind beliebig oft von diesem abzuleiten. Beim Ausrollen werden intelligent Wochenenden, regionale Feiertage und Sperrzeiten berücksichtigt sowie Raumverfügbarkeiten und geeignete Dozierende vorgeschlagen.

Mit Hilfe der Produkte und der Vorjahresplanungen lässt sich im "Modul Jahresplanung" das neue Jahr per Mausklick simulieren und anschließend übernehmen. "Vor kurzem konnten für zwei unserer Akademiekunden die Jahresplanungen abgeschlossen werden. Hierfür haben wir aufgrund der hohen Automatisierung und der spezifischen Algorithmen im Hintergrund nur fünf Tage, statt wie vorher mehrere Wochen, benötigt.", so Thomas Seidel, Senior Consultant bei CampusNet® Academy.

Ein wichtiges Grundparadigma von CampusNet® Academy ist, dass es sowohl für die Lernenden wie auch für die Organisierenden, die Dozierenden und die Firmenkunden, nur einen Zugang gibt. Alle User nutzen jeweils nur einen Zugang, selbst wenn unterschiedliche Systeme vereint sind. So hat die lernende Teilnehmende den Zugang zum Online-Raum über das Teilnehmendenportal, in dem zusätzlich alle für ihn relevanten Informationen gebündelt sind. Onlinekurse werden mittels eines angebundenen LMS verwaltet und im Teilenehmenden-, bzw. dem Dozierendenportal integriert. Bezüglich des LMS sind verschiedene Varianten möglich. Standardmäßig ist eine Schnittstelle zu einem Moodle-System eingerichtet, was über die Schnittstelle operativ verwaltet werden kann. Andere Systeme können ebenso integriert werden.

Die Standardsoftware wird permanent weiterentwickelt und an die Bedarfe der Akademiekund:innen angepasst.

Die neue Software CampusNet® Academy wird auf der LEARNTEC in Karlsruhe vom 5. bis zum 8. Mai 2025 präsentiert (Halle 1, Stand C48) und kann dort getestet werden.