Mit dem Dokumentations-Management von TTS lassen sich die Dokumentationen nicht nur vereinheitlichen, sondern verschaffen dem Unternehmen auch einen Überblick, wie in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen im Tagesgeschäft mit SAP operiert wird. Außerdem kann anhand der Dokumentationen dargestellt werden, ob Schulungsbedarf für die SAP-Software besteht.


Mit Web Based Trainings können die Mitarbeiter dann direkt an ihrem Arbeitsplatz ihre Fähigkeit und ihr Wissen über SAP weiter ausbauen. Als europaweit tätiges Unternehmen ist es zudem von Bedeutung, dass die Dokumentationen in mehreren Sprachen und den zahlreichen Standorten zur Verfügung stehen.


Das Haar in der Suppe


Welches Unternehmen kennt die Situation nicht, dass für viel Geld eine neue Software eingeführt wird, die einerseits nicht voll ausgeschöpft wird und andererseits den Mitarbeitern bei der Benutzung Probleme bereitet. Auch Uralita war nach der Einführung noch nicht hundertprozentig zufrieden, denn die Dokumentation war unstrukturiert. Bereits generierte Dokumentationen standen in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung und neue Dokumentationen waren mit den alten Systemen nicht in Einklang zu bringen.


Generell stellte sich die Frage, wie und was überhaupt dokumentiert werden sollte. Schließlich benötigt die europaweit tätige Unternehmensgruppe ein System, das von mehreren Ländern in zehn verschiedenen Sprachen angewendet werden konnte.


TTS löst den gordischen Knoten


TTS konnte auf einen Schlag eine Lösung bieten, mit der die Uralita-Gruppe in Zukunft das SAP-System voll ausschöpfen kann. Nachdem sich die Mitarbeiter von TTS einen Überblick verschafft hatten, erstellten sie ein Dokumentationskonzept, das die Koexistenz von allgemein üblichen und sehr spezifischen Arbeitsbereichen berücksichtigt. Ebenso legt es einen besonderen Fokus auf resultierende Trainingsmaßnahmen und beachtet ebenso die Sprachvielfalt innerhalb der Unternehmensgruppe.


Über die Re-Recording-Funktion des TT Localizers lassen sich die Informationen direkt in die unterschiedlichen Sprachen übersetzen. In einem Styleguide wurden darüber hinaus Formate definiert und Templates entwickelt. Mit dem standardisierten Dokumentationsverfahren kann das operative Geschäft mit der SAP-Software im Einzelnen nachvollzogen werden. Der Schulungsbedarf wird offengelegt und es lassen sich interaktive Trainings ableiten, die gezielt die Bedürfnisse des Anwenders und des Unternehmens aufnehmen.


Damit ermöglichen die eLearnings einen gezielten Transfer in den Arbeitsalltag und die Erfolgsrate bei der Anwendung mit SAP ist entsprechend hoch. Da die Durchführung der Web Based Trainings direkt am Arbeitsplatz stattfindet, reduzieren sich die Fehlzeiten und die Reisekosten der Mitarbeiter. Zudem sind die Anwender räumlich und zeitlich flexibel.



Innerhalb von einem Monat fertigte TTS das Dokumentationskonzept an. Es folgte die Schulung von Uralita Autoren zunächst in Spanisch, später in weiteren Sprachen der Unternehmensgruppe. Die insgesamt 20 Autoren schulten anschließend in wenigen Monaten etwa 1500 Mitarbeiter für die SAP Software.

Der Nutzen für Uralita


Uralita zeigt sich zufrieden mit den Ergebnissen der Zusammenarbeit mit TTS, "denn mit dem Dokumentationskonzept haben wir uns nicht nur Klarheit über die aktuelle Dokumentationslage verschaffen können, es ermöglichte uns auch, unsere Bedürfnisse zu identifizieren, sie zu definieren und im Anschluss unsere Prozesse und die Werkzeuge zu realisieren", kommentiert Ana Ruiz, Director, Chance Management das Projekt.


Dank der Team Trainer konnten bereits 60 Prozent von SAP dokumentiert werden. In Zukunft möchte die Uralita-Gruppe 100 Prozent von SAP mit den Tools von TTS dokumentieren.