Schulungsprogramm für 8.500 Klinikmitarbeiter
Heidelberg, Januar 2010 - Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe führte das medizinisch-psychiatrische Krankenhausinformationssystem Nexus/Medicare in seinen 19 Kliniken für Kinder- und Jugendpsychiatrie, Erwachsenenpsychiatrie und forensische Psychiatrie ein. Mit dem Autorentool TT Author erstellte TTS Web Based Trainings, mit denen sich die insgesamt 8.500 Endanwender mit Unterstützung von Key Usern innerhalb kürzester Zeit auf den Umgang mit der neuen Software vorbereiten konnten.
Unterstützung bei medizinischen und organisatorischen Abläufen
Der LWL-Psychiatrie-Verbund Westfalen ist der gemeinnützige Gesundheitsdienstleister des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL), des Kommunalverbandes der 18 Kreise und neun kreisfreien Städte in Westfalen-Lippe. In 14 allgemeinpsychiatrischen Fachkrankenhäusern für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik mit Tageskliniken und Institutsambulanzen, sieben Rehabilitationszentren und -instituten, zehn Wohnverbünden sowie sieben Pflegezentren werden im Jahr ca. 150.000 Menschen von 8.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus allen Berufen des Gesundheitswesens behandelt und betreut. Außerdem betreibt der LWL zur Zeit fünf forensisch-psychiatrische Kliniken mit ca. 900 Mitarbeitern und ca. 1.200 Patienten.
Mit der Einführung von Nexus/Medicare in allen Kliniken gibt der LWL seinen Ärzten und Pflegekräften eine klinikweite Unterstützung bei medizinischen und organisatorischen Abläufen an die Hand. Der Behandlungsverlauf wird dokumentiert, Behandlungen und Pflege organisiert und die klinischen Prozesse gesteuert.
In allen drei Kliniktypen (Kinder- und Jugendpsychiatrie, Erwachsenenpsychiatrie sowie Forensik) wurde das Informationssystem eingeführt. Eine wichtige Voraussetzung für die Schulungen war, dass sie problemlos in die vorhandenen Dienstpläne integriert werden konnten - das Tagesgeschäft durfte unter der Einführung selbstverständlich nicht leiden.
Blended Learning als Erfolgsfaktor für eine heterogene Zielgruppe
Nach einer Bildungsbedarfsanalyse stand die Erarbeitung eines optimalen Schulungsprogramms für die sehr heterogene Zielgruppe im Vordergrund. Die Mischung von IT-affinen und IT-unerfahrenen Mitarbeitern erforderte ein spezielles Konzept, das allen ein angenehmes und erfolgreiches Lernen ermöglichen würde.
TTS setzte bei der Mitarbeiterschulung auf Blended Learning mit einem Mix aus vorbereiteten Präsenzphasen und eLearning-Einheiten. Der Projektplan unterteilte sich dabei horizontal in die drei oben erwähnten Kliniktypen, vertikal sah das Konzept die Einführung der Software in drei Phasen nach den drei Systemkomponenten "Aufnahme, Verlegung und Entlassung", "Medizin und Pflege" sowie "Einbindung von Funktionsstellen" vor.
Funktionalität des TT Authors ermöglicht schnelle Content-Erstellung
TTS erstellte mit dem Autorentool TT Author sechs WBTs mit Unterkapiteln. Je nach Kliniktyp und Funktion bereiteten sich die Mitarbeiter innerhalb von sechs bis acht Stunden Lernzeit mit einem WBT auf den Umgang mit der neuen Software vor. Nach einer Informationsveranstaltung pro Klinik wurden sogenannte Key User ausgebildet, das heißt, in ein bis zwei Tagen wurden meist Ärzte und Stationsleitungen darauf vorbereitet, andere Mitarbeiter bei der Durchführung der WBTs zu unterstützen.
Danach folgten Anwenderschulungen für das gesamte Klinikpersonal, von den Ärzten über die Pfleger und Therapeuten bis hin zum Schreibdienst. Auch konkrete Fälle wie zum Beispiel die Aufnahme eines selbstmordgefährdeten Drogenabhängigen wurden in Intensivschulungen aufgezeigt. Da das Trainingskonzept weniger auf Präsenzphasen sondern verstärkt auf das Lernen mit WBTs setzte, konnten die Mitarbeiter zeitlich unabhängig, je nach persönlichem Dienstplan, geschult werden.
So dauerte beispielsweise die Vorbereitung der Mitarbeiter einer Klinik auf den Umgang mit der Softwarekomponente "Aufnahme, Verlegung und Entlassung" nur drei bis sechs Wochen. Den Zeitpunkt, wann welche Schulungskomponente durchgeführt werden sollte, konnte die jeweilige Klinik selbst bestimmen.
Selbstbestimmtes Lernen garantiert eine problemlose Nutzung
Das von TTS erarbeitete Konzept wurde von den Klinikmitarbeitern sehr gut aufgenommen. "Wir haben das Lernen mit den WBTs als sehr angenehm empfunden, da wir dadurch die Trainingszeit unserem jeweiligen Dienstplan anpassen und auch das Trainingstempo selbst bestimmen konnten. Auch Kollegen mit wenig IT-Erfahrung wurden so optimal auf das neue System vorbereitet. Im Präsenztraining wurden die Inhalte nochmals sehr praxisnah vertieft, so dass wir uns nun bei der Nutzung des Informationssystems sicher fühlen", fasst ein LWL-Mitarbeiter das Projekt zusammen.
Auch der LWL selbst ist mit der Planung und dem Verlauf mehr als zufrieden: "TTS hat uns im Vergleich zu anderen Anbietern im Auswahlverfahren voll und ganz überzeugt. Die Experten aus Heidelberg haben sich sehr schnell in die Thematik eingearbeitet und die Umsetzbarkeit ihres Konzeptansatzes bereits bei einem Probetraining unter Beweis gestellt. Mit TTS haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden, der sich durch starke Flexibilität und hohe Kompetenz in der Wissensvermittlung auszeichnet", resümiert Fritz Hüffmann, Leiter Kundenservice der LWL.IT Service Abteilung, die Zusammenarbeit.
