Neue Teammitglieder willkommen heißen und fit machen
Saarbrücken, Oktober 2018 - Onboarding – der Begriff fällt regelmäßig in Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen, doch nur die wenigsten wissen, dass das "an Bord holen" neuer Mitarbeiter weitaus mehr umfasst als ein kurzes Briefing oder Willkommensmeeting. Kristina Meersse, Senior Business Consultant bei Weiterbildungsanbieter IMC, liefert im Experteninterview einen Blick hinter die Kulissen des Onboarding-Prozesses für neue Mitglieder ihres Teams und berichtet, wie diese auf komplexe Aufgaben vorbereitet werden.
Wie strukturieren Sie das Onboarding für die neuen Business Consultants bei IMC? Was kommt an dem Programm besonders gut an?
Kristina Meersse: Ein Business Consultant bei der IMC ist meist "Allrounder", der neben Projektmanagement, Kundenbetreuung und -beratung auch viele technische Aufgaben erfüllt. Hierzu ist auch ein tiefgehendes Produktwissen gefragt. Daher war es im ersten Schritt wichtig, die verschiedenen Kompetenz- und Wissensbereiche zu definieren und zu priorisieren, also festzulegen, was ein Consultant im ersten Monat, nach drei Monaten oder nach sechs Monaten können und wissen sollte. Diese Bereiche haben wir dann mit verschiedenen Aktivitäten verknüpft und dabei einen Mix aus verschiedenen Formaten gewählt:
Neben Vorträgen und Demonstrationen von Kollegen aus dem Business Consulting und anderen Abteilungen, Selbststudium von begleitenden Dokumenten und "Shadowing" von erfahrenen Kollegen in deren täglicher Arbeit legen wir besonders viel Wert auf praktische Übungen. Hierzu durchlaufen alle neuen Consultants eine Projektsimulation während derer ein System für einen fiktiven Kunden konfiguriert, getestet und vorgestellt werden soll. In diesem geschützten Rahmen lernt ein Consultant neben dem technischen Handwerkszeug sowohl unsere internen Prozesse als auch unser Produkt gut kennen und kann zunächst für sich selbst viel ausprobieren und üben, bevor es an ein echtes Kundensystem geht.
Start einer solchen Projektsimulation ist immer eine Produkt Basis Schulung, die dazu dient, sich mit der Software vertraut zu machen. Während des gesamten Onboarding Prozesses – und meist auch noch darüber hinaus – steht allen neuen Consultants auch ein Mentor mit Rat und Tat zur Seite. Grundsätzlich sehen wir Onboarding jedoch als Team-Aufgabe: Jeder Kollege trägt dazu bei und ist für neue Teammitglieder da, wenn Unterstützung oder Rat benötigt werden.
Was sind aus Ihrer Sicht klassische Fehler beim Onboarding und was können Unternehmen tun, um diese zu vermeiden?
Kristina Meersse: Wichtig ist eine klare und auch für den "Ongeboardeten" transparente Zielsetzung, sowie ein Plan für die Erreichung dieser Ziele. Ein Plan allein reicht nicht aus, da am Ende für alle Beteiligten nicht klar ist, ob die Aktivitäten erfolgreich waren. Definierte Ziele allein reichen nicht aus, da nicht klar ist wie diese erreicht werden können.
Jeder neue Job ist zunächst mit einer Flut an neuen Informationen verbunden. Da kann ein neuer Mitarbeiter sich schnell überfordert fühlen, die menschliche Auffassungsgabe ist schließlich begrenzt. Daher gilt es, klar zu priorisieren, welche Informationen wann wirklich wichtig sind und in welcher Form sie vermittelt werden. Eine Vermittlung mithilfe unterschiedlicher ─ aber stets an die vermittelte Information angepassten ─ Methoden erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Gelernte auch behalten wird. Zudem sollte das "große Ganze" immer mit vermittelt werden: Information X ist wichtig, da sie für Prozess Y benötigt wird, welcher stattfindet, wenn Situation/Zeitpunkt Z eintritt.
Zu guter Letzt sollte ein neuer Mitarbeiter sich nicht allein gelassen fühlen und den Freiraum haben, Fragen stellen zu können. Hierzu ist wichtig, dass Ansprechpartner, Fachexperten oder andere Ressourcen bekannt und zugänglich sind.
Wie kommen digitale Lernformate bei IMC im Zuge des Onboarding zum Einsatz?
Kristina Meersse: Für uns war natürlich naheliegend unsere IMC Learning Suite als LMS zur Unterstützung des Onboarding-Prozesses zu nutzen. Neue Kollegen finden hier neben grundsätzlichen Informationen und begleitenden Materialien auch sogenannte "On-the-Job Training" (kurz: OJT) Module, die jeweils auf den Onboarding-Plan abgestimmt sind.
Wenn also beispielsweise ein Business Consultant Kollege eine Einführung in ein Thema gibt, so ist dieser als OJT "Mentor" eingesetzt und kann via LMS bereits erste Vorbereitungsaufgaben vorgeben, Notizen oder Hinweise zur Verfügung stellen und nach der Einführung hilfreiches Feedback geben. Der OJT "Mentee" wiederum kann seinerseits eigene Notizen oder Arbeitsergebnisse festhalten und mit dem OJT Mentor teilen.
Darüber hinaus bietet unser internes LMS auch ein Angebot an Onlinekursen, mithilfe derer sich neue Kollegen Wissen aneignen können. Zudem nutzen wir eine interne Wissensplattform. Auf dieser werden von allen Abteilungen innerhalb der IMC Informationen zur Verfügung gestellt, auf welche dann im Onboarding verwiesen werden kann.
Zu guter Letzt legen wir großen Wert auf den Austausch im Team. Da dies aufgrund der räumlichen Entfernung unserer Standorte nicht oft persönlich möglich ist, hilft uns hier Microsoft Teams dennoch jederzeit mit den Kollegen in Kontakt treten zu können um Wissen auszutauschen und voneinander zu lernen.
