Digitale Personalakten unterstützen Compliance
Oberriet SG, Juli 2022 - Die Digitalisierung zieht sich quer durch fast alle Unternehmensbereiche, daher gilt es für die Verantwortlichen Prioritäten zu definieren. Viele Unternehmen haben als erste Schritte die Rechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement in Angriff genommen. Ein bisher oft unterschätztes Projekt ist die digitale Personalakte. Was zunächst aussieht, als ob es lediglich die HR-Abteilung und Personalverantwortliche betrifft, hat sich bei erfolgreichen Projekten als strategischer Hebel für das gesamte Unternehmen erwiesen. Einen besonders hohen Mehrwert bewirkt die durch die Digitalisierung erzielte abteilungsübergreifende Transparenz über vorhandene Qualifizierungen und Fähigkeiten der Belegschaft in der gesamten Organisation. Auch unter Compliance-Aspekten hat sie Auswirkungen.
Tina Bohlmann, Expertin für den Bereich "Digitale Personalakten" bei Kendox hat fünf wichtige Vorteile zusammengefasst:
Bei der Arbeit mit Personalunterlagen fallen auch heute noch immer Berge von Papier an. Durch den Mix mit digitalen Unterlagen entstehen zudem Medienbrüche, die die Verwaltung zusätzlich erschweren. Vor allem fehlt bei den meisten Unternehmen ein Überblick über alle Unterlagen sowie die schnelle Auffindbarkeit von Informationen. Unterlagen mit persönlichen Informationen unterliegen zudem strengen Vorgaben für die Aufbewahrung aber auch Löschung. Eine digitale, idealerweise in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingebundene Personalakte, bietet daher entscheidende Vorteile, die weit über die HR-Abteilung hinausgehen:
1. Durchblick über Qualifikationen im Unternehmen
Laut Studien haben Qualifikationslücken in der Belegschaft bei fast 90 Prozent der befragten Entscheidungsträger den Unternehmensumsatz in den letzten 12 bis 18 Monaten beeinträchtigt. Entsprechend steht die Suche nach Fachkräften und der Aufbau zusätzlicher Qualifizierungen bei vielen Firmen im Fokus. Vielen Unternehmen fehlt zudem die Transparenz über vorhandene Qualifikationen in der Belegschaft. Das betrifft IT-Zertifizierungen von Mitarbeitenden genauso wie Kenntnisse bei der Anwendung bestimmter Tools und Systeme, einen Stapler-Führerschein oder eine Ersthelferausbildung.
Die Einführung einer digitalen Personalakte verschafft hier einen abteilungsübergreifenden Überblick. Durch die gewonnene Transparenz könnte z.B. ein Kollege mit dringend benötigten IT-Kenntnissen in einer anderen Abteilung aushelfen. Wenn ein Unternehmensbereich nach gesetzlichen Vorgaben über Personal mit Ersthelferzertifizierung verfügen muss und die zuständige Person erkrankt, findet sich dank schneller Suche über die digitalen Akten vielleicht ein Ersatz. Eine solche schnelle Suche wäre bei Akten in Papierform unmöglich.
2. Schneller Informationszugriff
Personalverantwortliche müssen sich für die Einsicht in die Personalakten in vielen Firmen heute noch buchstäblich auf den Weg in das Archiv oder den "Akten-Keller" machen. Selbst bei einem Ablageort um die Ecke kann die Suche nach einzelnen Unterlagen in umfangreichen Papierdossiers trotzdem extrem aufwändig und zeitraubend sein. Daher ist ein überzeugender Vorteil vollständig digitalisierter Personalakten der schnellere und bessere Zugriff auf Informationen.
Durch die Einbindung von digitalen Personalakten in ein DMS sind alle Unterlagen und Inhalte nicht nur klar strukturiert und verschlagwortet, sondern auch über die Suchfunktionen sehr schnell auffindbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Zugriff auch abteilungsübergreifend möglich ist und so die beschriebene Transparenz realisiert werden kann. Ein Berechtigungsmanagement im DMS stellt sicher, dass der Zugriff je nach Rollen und Funktionen im Unternehmen abgestimmt werden.
3. Papierberge bändigen und Platz schaffen
Der Platzbedarf für die Akten ist eine weitere Problematik, die die Digitalisierung löst. Besonders Unternehmen, die bereits lange existieren, haben oft kilometerlange Ordnerreihen in Archiven. Zudem ist bei Personalakten von Angestellten, die bereits sehr lange im Unternehmen beschäftigt sind, im Laufe der Zeit extrem viel Papier hinterlegt. Aufgrund von Vorgaben oder weil die Unterlagen eines Tages – z.B. im Falle eines Betriebsunfalls oder einer Klage – wichtig sein könnten, werden Papiere nur selten aussortiert.
4. Compliance für rechtssichere Archivierung
Viele Dokumente in Personalakten, wie Krankmeldungen, haben zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Es kann aber beispielsweise sein, dass Firmen nach vielen Jahren aufgrund von Spätfolgen eines Arbeitsunfalls Akteneinsicht nehmen müssen. Wenn die benötigten Unterlagen dann nicht auffindbar sind, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Daher ist es schwierig, Unterlagen aus Personalakten zu entfernen – folglich wachsen die Aktenberge in den Personalabteilungen immer weiter.
Viele Personalunterlagen unterliegen aber auch Vorgaben wie der DSGVO für eine sichere und vertrauliche Speicherung. Das umfasst auch, dass bestimmte Informationen – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden müssen. Das alles ist in einem papierbasierten Archiv sehr schwer sicherzustellen. Durch eine Einbindung in ein DMS können Compliance-Vorgaben automatisiert und sicher umgesetzt werden.
5. Integration in digitale Prozesse
Durch die Digitalisierung ist es zudem auch möglich, Personalakten direkt in digitale Prozesse einzubinden. Das kann beispielsweise über ein Workforce-Management-, ein ERP- oder ein System für Schulungen und HCM (Human Ressource Management) geschehen. Für eine entsprechende Integration ist es wichtig zu beachten, dass das verwendete DMS offene Schnittstellen für solche Systemintegrationen bietet.
Eine weitere Option ist auch eine Erinnerungsfunktion für Zertifizierungen, die mit der digitalen Personalakte von Mitarbeitenden verknüpft ist. Damit kann sichergestellt werden, dass ein IT-Mitarbeiter nicht die Frist für eine wichtige Zertifizierung verpasst, die für ein Projekt benötigt wird, oder dass ein Staplerfahrer rechtzeitig seinen Führerschein erneuert.
Die fünf Beispiele zeigen, dass Unternehmen durch die Einführung digitaler Personalakten mehr Vorteile realisieren können, als vielleicht auf den ersten Blick vermutet. Für die erfolgreiche Umsetzung gilt es jedoch einige Punkte zu beachten. Das betrifft zunächst die eigentliche Digitalisierung der Papierunterlagen:
"Die Digitalisierung der Papierunterlagen sollte man auf keinen Fall an Praktikanten übergeben oder selbst Hand anlegen," betont Tina Bohlmann, Expertin für den Bereich "Digitale Personalakten" bei Kendox. "Eine professionelle Verschlagwortung und Strukturierung bildet die Basis für die spätere Auffindbarkeit von Informationen und für alle weiteren Prozessschritte. Spezialisierte Dienstleister können hier nicht nur viel Erfahrung beisteuern, sondern auch mit den Verantwortlichen abstimmen, für welche Zielsetzungen die Akten am besten strukturiert werden können."
"Bei der Wahl des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems ist es außerdem extrem wichtig zu prüfen, ob das System auch wirklich flexibel die benötigten Berechtigungen, Dokumentstrukturen und Anbindungen an Drittsysteme bereitstellen kann. Vorteilhaft ist es zudem, wenn der DMS-Anbieter und Projektpartner eine agile Projekteinführung unterstützt. Das beschleunigt den Prozess und außerdem treten oft erst beim praktischen Arbeiten mit dem System Feinheiten und Wünsche zutage, die für die AnwenderInnen besonders wichtig sind", so die Expertin.
