1 Monat vorher

• Messbare Ziele setzen: Was wollen Sie mit dem Webinar erreichen?
• Team zusammenstellen und Aufgaben verteilen: Wer hilft bei der Koordination und der Umsetzung? Auch während des Webinars gibt es verschiedene Rollen wie Sprecher, Moderator, Referenten.
• Hashtag erstellen: Was ist für Ihre Teilnehmenden interessant, worauf reagieren Sie? Ein guter Hashtag ist die Basis für Ihre Werbung in sozialen Medien.
• Veranstaltung im Online-Tool anlegen: Welche Optionen haben Sie? Planen Sie jetzt, was Sie für Ihr Webinar nutzen wollen – zum Beispiel integriertes Audio.
• Referenzmaterialien vorbereiten: Was wollen Sie den Teilnehmenden an Infos oder Folien mitgeben? Wie soll es aufbereitet werden?
• Reminder erstellen: Planen Sie bis zu drei Erinnerungs-eMails für Ihr Webinar, um die Teilnehmenden vor der Veranstaltung anzusprechen.

3 Wochen vorher

• Werbung starten: Nutzen Sie Ihre sozialen Medien, um Ihr Webinar zu bewerben. Mit Fragen binden Sie Ihre Zielgruppen ein und aktivieren sie. Markieren Sie die Beiträge mit Ihrem Hashtag.
• Registrierung tracken: Wie effektiv sind Ihre Aktionen? Jetzt können Sie noch Anpassungen vornehmen, um Ihr Publikum noch besser zu erreichen.
• Ziele definieren: Was sollen die Teilnehmenden nach dem Webinar wissen, was sie vorher nicht wussten?
• Update mit dem Team: Planen Sie gemeinsam Inhalte, Ablauf, Zeitplan, Meilensteine.
• Webinar-Inhalte erstellen: Slidedeck, Produktdemo, Diskussionsblatt etc. – nutzen Sie je nach Inhalt verschiedene Formate.

2 Wochen vorher

• Update mit dem Team: Prüfen Sie gemeinsam Technik, Benutzeroberfläche und Funktionen Ihres Webinar-Tools. Unterstützen die Inhalte (Folien oder Demos) Ihr Webinar und Ihre Ziele? Wollen Sie die Teilnehmenden durch Umfragen einbinden?
• Präsentation gestalten und optimieren: Auch hier lohnt es sich, die Funktionen Ihres Webinar-Tools zu kennen und voll auszunutzen.
• Probedurchlauf mit dem Team terminieren: Eine gemeinsame Probe findet am besten ein oder zwei Tage vor dem Webinar statt. Dann stehen die Inhalte und trotzdem ist noch Zeit zum Nachjustieren.
• Soziale Netzwerke einbinden: Welche Fragen wecken Interesse und generieren Feedback? Was will Ihr Publikum von Ihrem Webinar lernen? Interaktion stärkt das Engagement Ihres Publikums.

1 Woche vorher

• Feedback aus den sozialen Netzwerken nutzen: Was erwarten die Teilnehmenden? Wo können Sie Inhalte noch weiter zuschneiden? Echte Interaktion reagiert auf Feedback.
• Probedurchlauf machen: Läuft das Webinar mit den verteilten Rollen, mit Referenten und Moderator wie geplant? Jetzt zählen auch Details:
  
  • Werden alle Namen richtig ausgesprochen?
  • Sind Webcam, Beleuchtung und Hintergründe gut eingestellt?
  • Wie laufen die Präsentationsfolien?
• Präsentation finalisieren: Ist alles komplett? Haben Sie eine Einführungsfolie, eine Folie, die alle Sprecher vorstellt und eine Folie für die Referenzen?

Kurz vor dem Start

• Timing großzügig planen: Öffnen Sie den Meetingraum früh genug, damit die Teilnehmenden sich in Ruhe einloggen können.
• Letzter Technik-Check:
  
  • Sind alle Anwendungen und Programme geschlossen, die Sie während des Webinars nicht benötigen?
  • Haben Sie einen kurzen Soundcheck mit Moderator und Sprechern durchführt?
  • Sind Webcams von Moderator und Sprechern eingeschaltet, um das Engagement der Teilnehmenden zu fördern?
  • Sind alle Fenster so optimiert, dass sie die relevanten Infos gut hervorheben?
• Start ankündigen: Starten Sie mit einer Willkommensnachricht, damit Ihre Teilnehmenden wissen, dass es gleich losgeht.
• Aufzeichnung starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Record. Bitten Sie den Moderator, drei bis fünf Sekunden zu warten, bevor er oder sie die Teilnehmenden anspricht.

Während des Webinars – Aufgaben des Moderators

• Veranstaltung einführen: Nennen Sie den Titel der Veranstaltung und stellen Sie die Referenten vor, damit die Teilnehmenden wissen, dass sie im richtigen Webinar sind.
• Technische Infos geben: Was sollten Ihre Teilnehmenden wissen? Informieren Sie sie zum Beispiel über ihre Interaktionsmöglichkeiten und ob sie „stumm“ geschaltet sind.
• Beteiligung des Publikums steuern: Nutzen Sie das Dashboard, um Teilnehmende über den Fragenbereich oder Ad-hoc-Umfragen zur aktiven Mitarbeit zu bewegen.
• Interaktion zulassen: Öffnen Sie den Chat für Fragen, auch wenn Sie sie erst am Ende beantworten. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein und beantworten sie so viele wie möglich – denn nichts ist für Teilnehmer frustrierender, als sich aktiv einzubringen und dann ignoriert zu werden.
• Timing überwachen: Halten Sie den Sprecher auf Kurs, indem Sie die verbleibende Zeit im Auge behalten und die Referenten darüber informieren.
• Webinar beenden: Bedanken Sie sich bei Teilnehmenden und Referenten und starten Sie die Umfragefunktion, bevor Sie die Veranstaltung schließen.

Am Tag nach dem Webinar

• Webinar veröffentlichen: Machen Sie eine Aufzeichnung Ihres Webinars online zugänglich. Den Link dazu können Sie zum Beispiel in einer Dankes-Mail an die Teilnehmenden verschicken.
• Feedback nutzen: Enthalten die Berichte Ihres Webinar-Tools Kommentare und Fragen der Teilnehmenden? Dann sind das interessante Infos, um Ihre Follow-up-Strategie auf Ihr Publikum abzustimmen.
• Webinar auswerten: Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Was sagen die Berichte Ihres Webinar-Tools? Eine gute Nachbereitung ist die beste Vorbereitung für Ihr nächstes Webinar.
• Interaktion weiterführen: Gibt es Reaktionen auf Ihre Veranstaltung? Antworten Sie weiterhin auf alle Posts rund um Ihren Hashtag.
• In Kontakt bleiben: Wen wollen Sie in Zukunft ansprechen? Verwenden Sie die in Ihrem Webinar gespeicherte Registrierung der Teilnehmenden, um Ihr Publikum zu kommenden Webinaren einzuladen.