Es fehlt das erforderliche Know-how, um eine zentrale Strategie für die Produktion und Bereitstellung von audiovisuellen Medien zu entwickeln. Kaltura, international führender Anbieter von Video-Lösungen, hat deshalb fünf hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches Medienmanagement in Bildungseinrichtungen zusammengestellt.

Ein zentrales Medienmanagement-System für Hochschulen oder andere Bildungseinrichtung ist ein komplexes Vorhaben. Alle Abteilungen von der Administration bis zu den Forschungs- und Lehreinrichtungen müssen bei einem solchen Projekt eingebunden werden. Hier liegen Gefahr und Chance zugleich. Die Beteiligung vieler Player kann aus unterschiedlichen Gründen ein Projekt zum Scheitern bringen. Andererseits besteht die Chance, eine abteilungsübergreifende Zustimmung und Unterstützung für das Medienmanagement-System zu erreichen. Kaltura hat fünf Regeln zusammengestellt, die bei der Umsetzung eines solchen Projektes entscheidend sind.

1. Seien Sie realistisch!

Viele Institutionen neigen dazu, sich zu hohe Ziele zu setzten. Das Projekt wird aber scheitern, wenn die gesetzten Ziele nicht erreichbar sind und die Motivation der handelnden Akteuren von Anfang an gleich null ist. Orientieren Sie sich an bereits erfolgreich abgeschlossenen Projekten, um abzuschätzen, was Ihre Institution leisten kann. Dies gilt besonders für den Kostenrahmen. Es gibt keinen schnelleren Weg ein Projekt zu stoppen, als vor vorne herein unerreichbare Ziele zu formulieren.

2. Verteilen Sie die Verantwortung!

Damit das Projekt die Umsetzungsphase erreicht, ist es entscheidend, alle Budget-Inhaber und andere relevante Stakeholder über ein Führungsmodell verantwortlich bei Entscheidungen einzubinden. Die Leitung der Bildungseinrichtung, die IT-Abteilung, die Abteilungsleiter und auch das Marketing – sie alle sollen nicht nur "an Bord" sein, sondern müssen ein nachhaltiges Interesse für das Projekt aufbringen. Kurz: Sie müssen für das Projekt "brennen".

3. Setzen Sie auf kurzfristige Erfolge!

Damit alle wichtigen Stakeholder an Bord bleiben, müssen diese schnell einen Mehrwert für sich erkennen. Vorzeigbare Erfolge sind hier der richtige Weg. Ist z.B. für das Projekt die Anschaffung mobiler Endgeräte geplant, dann statten Sie die jeweiligen Abteilungen frühzeitig damit aus. Setzen Sie die Maßnahmen um, die sich schnell realisieren lassen und halten Sie so bei den Entscheidungsträgern das Interesse am Gesamtprojekt hoch. Dokumentieren Sie exakt, wie die umgesetzten Unterprojekte auf den Erfolg des Gesamtprojektes einzahlen.

4. Binden Sie einen kompetenten Technologie-Partner ein!

Treffen Sie keine übereilte Entscheidung, mit welchem Anbieter Sie die Medienmanagement-Plattform umsetzen. Definieren Sie exakt ihre inhaltlichen und technischen Anforderungen anhand der von Ihnen benötigten Anwendungsfälle. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und holen Sie mehrere Angebote ein. Gehen Sie wie ein investigativer Journalist vor und trennen Sie Marketing von harten Fakten. Ein guter Partner wird Ihnen auch immer die Risiken und Fallstrike erläutern, die bei einem solchen Projekt auftreten können. Stellen Sie sicher, dass künftige Innovationen in Ihr System integriert werden können. Ein guter Dienstleister wird für Sie ein wichtiger, vertrauenswürdiger Berater sein.

5. Sehen Sie die Zukunft voraus!

Schauen Sie in die Kristallkugel! Wie beschrieben ist es wichtig, über kurzfristige Erfolge das Interesse am Gesamtprojekt am Leben zu erhalten. Aber Sie benötigen auch eine übergreifende Vision, die alle Stakeholder auf das gemeinsame Ziel einschwört. Seien Sie sensibel für personelle oder strategische Entwicklungen in Ihrer Bildungseinrichtung. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Ziele entsprechend zu gestalten und später auch zu verändern. Je früher Sie erkennen, ob Budgets verändert oder angepasst werden müssen und ob hierarchische Strukturen sich verschieben, desto eher können Sie reagieren und Ihr Projekt erfolgreich zu einem erfolgreichen Ende führen.