Die unternehmensinterne Kommunikation und der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern erfolgten schriftlich, unterstützt mit Video- und Bildmaterial. Das Ziel dabei war, Workflows zu modernisieren, Meeting- bzw. Zoom-Müdigkeit zu reduzieren, die Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und Innovationsfähigkeit in den Teams zu verbessern und asynchrone Workflows und Kommunikationsmuster durch mehr Flexibilität und Zeit zum Nachdenken besser zu verstehen.

Die Vorbereitung

Zu Beginn des Versuchs wurde eine siebenköpfige, abteilungsübergreifende Taskforce gebildet, die den Versuch leiten sollte. Jede Abteilung wählte ihre eigenen Tools und Kommunikationskanäle für den Monat aus – die Auswahl war bewusst nicht vorgeschrieben und umfasste beispielweise Slack, eMail, Trello, Asana sowie Snagit für die schnelle und einfache Erstellung von informellen, leicht verständlichen Videonachrichten für komplexe Themen.

Zusammen mit einer Strategieberatung hat TechSmith einen umfassenden Fragebogen erstellt, der vor und nach dem Versuch an alle Mitarbeiter ausgegeben wurde. Ziel der Befragungen war, die Meinung und das Stimmungsbild der Mitarbeiter hinsichtlich des Experiments einzufangen, um mehr Erkenntnisse daraus zu gewinnen und den Mitarbeitern im Falle von Schwierigkeiten gezieltere Unterstützung anbieten zu können.

Die Ergebnisse

Nach einem Monat ohne synchrone Meetings gaben 15 Prozent mehr Mitarbeiter als zuvor an, produktiv zu arbeiten. Sie hatten zudem den Eindruck, ihre Zeit besser managen zu können. Auch die wahrgenommene Qualität und der Wert von synchronen Meetings für den Geschäftsalltag des Einzelnen stieg: Vor dem Feldversuch bewerteten die Mitarbeiter ihre synchronen Meetings mit 3,31 auf einer Skala von eins bis fünf. Dieser Wert stieg über den Monat hinweg um acht Prozent auf einen Durchschnitt von 3,57. 85 Prozent der Mitarbeiter wollen zudem in Zukunft bestimmte Meetings durch asynchrone Kommunikation ersetzen.

Dennoch wurde klar, dass synchrone Meetings nicht komplett abgeschafft werden können. Persönliche Interaktion ist essenziell für die gemeinsame Problemlösung und um ein Gefühl der Isolation zu vermeiden. Letzteres war auch die von den Mitarbeitern am häufigsten genannte Sorge hinsichtlich des Experiments. Dieses Gefühl nahm jedoch insgesamt ab, als die Teams begannen, die asynchrone Kommunikation individueller zu gestalten, zum Beispiel durch kurze Videobotschaften, die sonst statischen Inhalten eine persönlichere Note verliehen.

Die Erkenntnisse

Bei der Auswertung von "Async-First in July" hat TechSmith fünf Schlüsselmaßnahmen identifiziert, die dem Versuch zum Erfolg verholfen haben:

• Die Belegschaft einbinden und in den Mittelpunkt stellen

Mitarbeiter haben unterschiedliche Bedürfnisse und Ansätze zur Gestaltung ihres Arbeitsalltags. Wenn diese von Anfang an in die Entscheidungsfindungsprozesse eingebunden und gehört werden, besteht später weniger Potenzial für Frustration.

• Klare Kommunikation auf Augenhöhe

Die einzelnen Schritte und Erwartungen während der Transformationsphase klar und realistisch zu formulieren und an die Mitarbeiter zu kommunizieren, trägt signifikant dazu bei, Ängste, Unklarheiten und Widerstände vermeiden.

• Potenzial im Team innovativ nutzen

In vielen Teams schlummert unerkanntes oder ungenutztes Führungstalent, Fachwissen und kreatives Potenzial. Diese Talente zu erkennen und zu fördern, so dass sie für die restliche Belegschaft als Mentoren und Vorbilder fungieren können, ist sowohl im Geschäftsalltag als auch während Transformationsphasen von unschätzbarem Wert.

• Die passende Technologie bereitstellen

Genau wie es für die synchrone Kommunikation Tools gibt, zum Beispiel Microsoft Teams und Zoom, benötigen Mitarbeiter auch für die asynchrone Kommunikation entsprechende Tools. Einfach zu bedienende Bild- und Videobearbeitungstools sind essenziell für effektive asynchrone Kommunikation.

• Der Belegschaft Zeit geben und Empathie zeigen

Signifikante Veränderungen wie Meetings komplett abzuschaffen können bestehende Unsicherheiten in der Belegschaft zu Tage fördern und sogar verstärken. Hier Verständnis zu zeigen und den Mitarbeitern die notwendige Zeit zu geben, sich auf die veränderten Bedingungen einzustellen, sorgt für eine reibungsloseren Transformationsprozess.

Fazit

Sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation im Unternehmen muss in einem technologiegestützten, iterativen und kollaborativen Prozess kontinuierlich weiterentwickelt werden. Ein strikter People-First-Ansatz bei einem Experiment wie "Async-First in July" ist unabdingbar für den Erfolg.