Herr Graf, warum hat sich die Fiducia & GAD dazu entschieden, eine Collaboration-Lösung einzuführen? Was ist das übergeordnete strategische Ziel?

Moritz Graf: Im Sommer 2015 sind Fiducia und GAD fusioniert – mit Standorten in Münster, Karlsruhe, Berlin, Frankfurt und München. Beide Unternehmen hatten bereits IBM Connections im Einsatz, die jeweiligen Plattformen waren jedoch nicht gut eingeführt. Daher sahen wir den Anlass als Chance, das Thema Social Collaboration erneut im Unternehmen zu platzieren.
In einem kleinen Projektteam haben wir gemeinsam erörtert, wie wir ein zentrales Community Management einführen könnten. Parallel haben wir uns einen Überblick über die An- und Herausforderungen verschafft. Weil wir nicht die nötigen Ressourcen hatten und der Meinung sind, dass Expertise von außen nie schadet, haben wir die Know How! AG ins Boot geholt.

Strategisch wollten wir mit dem Projekt zwei Ziele erfüllen: Von technischer Seite ging es darum, die vorhandenen Plattformen zusammenzuführen. Das andere Ziel, was deutlich schwerer zu formulieren war, betrifft die Vision dahinter: Warum brauchen wir überhaupt ein Tool für Social Collaboration?
Um diese Frage zu beantworten, haben wir im Projektverlauf verschiedene Ziele definiert, die wir mit der neuen Plattform "weConnect" erreichen wollen: Die Anzahl der Meetings und Reisezeiten reduzieren, Mitarbeiter einfacher und schneller informieren, Abstimmungen vereinfachen, Aufgaben transparent steuern, Präsentationen schneller abstimmen, Wissen effizient teilen, eMail-Versand und Rechercheaufwand senken, sowie standortübergreifende Vernetzung stärken.

War den Entscheidern von Anfang an bewusst, dass mit der Einführung des Software-Tools auch ein Change-Prozess in den Köpfen der Mitarbeiter einhergeht? Warum haben Sie sich für die Know How! AG als Begleiter für den Change entschieden?

Moritz Graf: Wir haben das Projekt aus dem damaligen Unternehmensbereich Change Management und Interne Kommunikation heraus gestartet. Das Bewusstsein, wie wichtig ein professionelles Change Management bei Projekten ist, die mit Veränderungen einhergehen, war also vorhanden. Dennoch war uns klar, dass wir externe Unterstützung brauchen. Als Dienstleister, der seine Expertise einbringt, war die Know How! AG von Beginn an gesetzt. Wir waren uns zuvor auf verschiedenen Messen über den Weg gelaufen und hatten bereits diverse Web Based Trainings und Schulungen von der Know How! AG erhalten.

Welche verschiedenen Zielgruppen hat die Know How! AG qualifiziert? Mit welchen Maßnahmen?

Moritz Graf: weConnect adressiert das gesamte Unternehmen. Da wären zum einen unsere Mitarbeiter, die größte Zielgruppe. Eine besondere Mitarbeitergruppe sind die Führungskräfte, die durch die Einführung von weConnect mit sehr vielen Veränderungen konfrontiert wurden.
Weitere Zielgruppen waren der Betriebsrat, der gewisse Vorbehalte hatte, der Vorstand, der sich mit dem Thema Social Collaboration beschäftigen musste, und schließlich die Assistentinnen und Assistenten der Führungskräfte, die wir mit speziellen Schulungen angesprochen haben, weil sie die Schnittstelle zu allen anderen Zielgruppen sind: Überzeugt man die Assistenten, hat man das ganze Unternehmen hinter sich.

Einblicke auf dem #2WLD

Am 24. September berichtet Moritz Graf auf dem 2. Workplace Learning Day (#2WLD) der Know How! AG von dem Projekt – mitsamt Chancen, Risiken und überwundenen Hindernissen.

Der #2WLD steht unter dem Motto "Digital Workplace – nicht quatschen, machen!" und zeigt, was die Buzzwords "Digital Workplace", "Change", "Collaboration" etc. im Arbeits- und Lernalltag konkret bedeuten. Durch die Active Keynote, Best Practices und Workshops erfahren die TeilnehmerInnen alles, was sie für den Start ihres eigenen Digital-Workplace-Projektes brauchen.