OutStart hat gerade ein Projekt mit dem britischen "Department for Work and Pensions" (DWP) also einer Organisation vergleichbar mit der hiesigen Bundesagentur für Arbeit beendet. Was war das Ziel des Projektes?

Stefan Heil: Das Projekt begann zunächst mit der Aufgabe, eine erhebliche Menge von Inhalten für die Abteilung JobCenter Plus des DWP zu entwickeln. Ziel war es, 300 Stunden Lernmaterialien, zu erstellen von denen 100 Stunden genutzt werden sollten, um Arbeitsvermittler in den lokalen Job Agenturen mit neuen Arbeitsverfahren und den zugehörigen IT Systemen vertraut zu machen.


Um die Entwicklung einer solch großen Menge von Inhalten in der äußerst kurzen zur Verfügung stehenden Zeit zu ermöglichen, beschloss man bei JobCenter Plus (JCP) von der üblichen Verfahrensweise abzuweichen. Diese bestand darin, externe Agenturen mit der Entwicklung von Content-Paketen zu beauftragen, über die man dann, was Änderung oder Wiederverwertung betraf keinerlei Kontrolle mehr hatte.

JCP beauftragte statt dessen seinen Hauptzulieferer PA Consulting damit, die Entwicklung der benötigten Inhalte mit Hilfe von OutStarts Learning Content Management System durchzuführen. Aufgrund der granularen Struktur in der die Inhalte im LCMS verfügbar sind war es JCP möglich, die komplette Weiterverwertung und Wartung der Inhalte nach Projektende selbst in die Hand zu nehmen.


Die Effizienz dieser Art der Inhaltsentwicklung verglichen mit den früheren Prozessen war so beeindruckend, dass man beschloss das LCMS innerhalb der Gesamtorganisation des Department for Work and Pensions mit all seinen etwa 150 Entwicklern und über 100.000 Lernern auszurollen. Dies betrifft die Ressorts Jobcentre Plus (Arbeitsamt), The Pensions Service (Rentenversicherung, The Child Support Agency (Kindergeldbehörde), Disability Careers Service (Spezielle Vermittlungsangebote für Behinderte), sowie Corporate and Shared Services (Interne Verwaltung und übergreifende Dienstleistungen für die anderen Ressorts).

Wie hilft Ihr LCMS bei der Transformation der Entwicklung von Schulungsmaterialien bei DWP?

Stefan Heil: DWP verlegt jetzt, nachdem man von den Outsourcingstrategien der Vergangenheit Abstand genommen hat, systematisch alle Inhaltsentwicklung ins eigene Haus. Fachexperten Projektmanager und Didaktiker arbeiten orts- und abteilungsübergreifend gemeinsam virtuell an den verschiedenen Projekten. Dabei werden Sie von dem im System abgebildeten Workflow unterstützt, der sich von der Storyboard-Erstellung über die Medienentwicklung bis zur Qualitätssicherung erstreckt.

Welches waren die größten Herausforderung die sich Ihnen stellten und wie sind Sie diese angegangen?

Stefan Heil: Die wesentlichen Herausforderungen für DWP lagen zum einen in der Notwendigkeit den sehr strengen britischen Regeln für Barrierefreiheit der Inhalte zu genügen. Weiter stand man vor der Aufgabe etwa 150 Entwickler von Lernmaterialien die bisher allenfalls mit Word und Powerpoint gearbeitet hatten mit Hilfe eines, auf einem Blended Learning Konzept basierenden, Zertifizierungsverfahrens zu kompetenten Nutzern eines Learning Content Management Systems (LCMS) umzuschulen.


Nicht zuletzt bestand die Herausforderung darin, die Interessensvertreter der verschiedenen Ressorts zu einer Einigung auf ein gemeinsames Look and Feel zu bewegen, das dann allen Nutzern in Form eines für das gesamte DWP standardisierten Satzes von Vorlagen (für Layouts, Interaktionstypen und didaktische Formate) zur Verfügung gestellt werden konnte.

Dank weitgehender Unterstützung von für barrierefreies Lernen wichtigen Funktionen durch OutStarts LCMS ForceTen (wie z.B. der Möglichkeit zur Keyboardsteuerung aller interaktiven Funktionen, Lesbarkeit durch Screen Reader und Kompatibilität mit Textvergrößerern wie Zoomtext etc.) war es DWP möglich, die geforderten Regeln für Barrierefreiheit komplett in die Templatefunktionalität einzubetten, so dass die Inhaltsentwickler sich darüber keinerlei Gedanken zu machen brauchten.


Unsere Schulungs - und Zertifizierungsprogramme waren in der Lage das gesamte Entwickler - Team mit den essentiellen Fähigkeiten auszustatten die sie brauchten, um das System in vollem Umfang zu nutzen. OutStart stellt jetzt monatliche Vertiefungs-Sessions in einzelne Funktionen für besonders interessierte sowie Diskussionsforen für alle Entwickler bereit. Gemeinsam ermöglichten die verschiedenen Programme einen raschen und reibungslosen Einstieg in die Produktion von Inhalten und die Nutzung des Systems im vollen Umfang.

OutStart hat schon früher mit anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltungen gearbeitet. Welche Erfahrungen haben Sie daraus gewonnen, die für das DWP Projekt nützlich waren?

Stefan Heil: OutStart kann in der Tat auf sehr umfangreiche Erfahrung bei der Einführung von Learning Content Management Strategien in öffentlichen Behörden und Verwaltungen verweisen, darunter sind allein in Großbritannien noch Her Majesty's Revenue, also die Finanzbehörde, und das Foreign and Commonwelth Office (Außenministierium) dann gibt es die US Finanzbehörde IRS, in Europa EuroControl, das niederländische Kadaster und Organisationen wie Lufthansa und das Goethe Institut.


Darüber hinaus gibt es weltweit eine ganze Reihe von Provinz- und Regionalverwaltungen sowie Polizei und Feuerwehrkräfte die OutStart's Lösungen erfolgreich nutzen. Unsere Erfahrung hat uns gelehrt, dass Geschwindigkeit und Zeitabläufe in öffentlichen Projekten oft deutlich von den in kommerziellen Projekten üblichen abweichen.

Umso wichtiger ist es, dass Ziele und Erwartungen von Anfang an klar definiert werden und dass es Unterstützung von höchster Ebene innerhalb der Organisation gibt. Budgetierungs- und Einkaufsprozesse sind im öffentlichen Bereich oft sehr langwierig und deshalb sollte das Budget für das gesamte Projekt gleich am Anfang zur Verfügung stehen. Schließlich sind starkes Projekt- und Change Management auf Seiten der Kundenorganisation essentiell für eine erfolgreiche Umsetzung der Projektziele.