Sichten, katalogisieren, zugänglich machen
Stuttgart, August 2018 - Gutes Wissensmanagement wird immer wichtiger. In Unternehmen gibt es viele Informationsquellen – und dazu noch die Fülle des Internets. Damit Mitarbeiter sich im Informationsdschungel nicht verlieren, müssen Kuratoren Vorarbeit leisten. Sie sichten interne und externe Quellen, verschlagworten die Inhalte und stellen sie an zentraler Stelle zur Verfügung. Worauf es dabei ankommt, erklärt Wilke Riesenbeck, Leiter des Produktmanagements bei der Know How! AG.
Eine Plattform und viele Tags für einfache Suche
LMS, Intranet, Sharepoint, Communities, Youtube … - die Liste an Informationsquellen, die wir täglich nutzen, ließe sich beliebig fortsetzen. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen leicht nutzbar zugänglich zu machen. Wesentliche Faktoren dafür sind ein einfacher Zugang und gute Such- und Filtermöglichkeiten.
Der Zugang wird im Idealfall über eine einzelne Plattform ermöglicht, die eine Suchfunktion für alle Wissensquellen von WBTs bis Linksammlungen bietet.
Diese Quellen sind dann über Verlinkungen erreichbar. Für eine effektive Suche sind Tags die Grundlage. Alle Inhalte müssen gesichtet und verschlagwortet werden. Darin liegt auch eine große Herausforderung, besonders, wenn es mehrere Kuratoren gibt. Idealerweise gibt es einen zentral verwalteten Pool von gut strukturierten Tags – dadurch werden Dopplungen durch unterschiedliche Schreibweisen und ähnliche Begriffe vermieden.
Die Filtermöglichkeiten richten sich nach den Bedürfnissen der Nutzer. Bei großen Unternehmen sind das zunächst Sprache und Standort. Genauso wichtig sind Filtermöglichkeiten nach Rollen – so bekommen Controller andere Inhalte angeboten als das Marketing. Auch Entwicklungspfade sind eine Filtermöglichkeit, z. B. mit Inhalten speziell für angehende Führungskräfte.
Drei Quellen für Wissen in Unternehmen
Unternehmen sind keine hermetisch abgeriegelten Einheiten. Daher gibt es neben internen Quellen auch externe Ressourcen, die genutzt werden können und sollten.
- Interne Quellen sind oft in verschiedenen Formaten vorhanden z. B. WBTs, Wikis oder Handbücher.
- Externe Quellen liegen vor allem im Internet. Sie können über Linksammlungen verwaltet werden, in denen interessante Blogbeiträge, Reportagen oder Videos hinterlegt sind.
- User Generated Content – User sind in diesem Fall die eigenen Mitarbeiter. Sie teilen Wissen oder Informationen im Intranet, internen Blogs oder Communities. Die einzelnen Beiträge lassen sich einer Linksammlung hinzufügen.
Einsatz-Szenarien und Grenzen von Content Curation
Vorhandene Inhalte zu sichten sollte immer der erste Schritt sein, wenn ein neues Thema im Unternehmen auftaucht. Dabei stellt sich oft heraus, dass schon viele Informationen vorhanden sind. Diese müssen nur noch ergänzt bzw. mit einem Rahmen versehen werden. Anwendungsmöglichkeiten dafür sind z. B.
- Ein Onboarding-Pfad mit allen Inhalten, die neue Mitarbeiter in den ersten drei Wochen durcharbeiten sollen.
- Ein Curriculum, bestehend aus einer kommentierten Linkliste und dazu passend erstellten Übungen.
- Die Einführung neuer strategischer Themen wie Elektromobilität, Datenschutz, Digitalisierung. Kuratierter Content kann die Wichtigkeit aufzeigen und erste allgemeine Informationen liefern.
Gerade bei strategischen Themen reicht Content Curation allein aber nicht aus. Hier muss das Unternehmen Aufwand für neue Inhalte betreiben, um den Stellenwert zu verdeutlichen und die eigene Sicht mitzuteilen. Wie bei allen Qualifizierungsmaßnahmen gilt es, zunächst das Ziel zu definieren und danach erst die konkrete Umsetzung.
