Fünf kapitale Fehler bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes
München, November 2019 - Ein moderner Arbeitsplatz und flexible Gestaltung von Arbeitsort und -zeit sind gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wichtige Argumente, mit denen Unternehmen Talente an sich binden. Schließlich wird die Work-Life-Balance besonders für die jüngere Generation immer wichtiger. Unternehmen starten also völlig zu Recht New Work Initiativen oder treiben die Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze voran. Dank moderner Technologie ist beides kein Hexenwerk und kann zum Beispiel mittels Cloud-Lösungen auch mittelständischen Unternehmen einen echten Vorteil liefern.
Doch gerade deutsche Unternehmen, leisten sich auf dem Weg zum modernen Arbeiten einige kapitale Fehler. Michael Heitz, Regional Vice President Deutschland bei Citrix, erklärt, welche das sind und wie Unternehmen sie umschiffen können.
- Schreibtischpflicht: Dass Mitarbeiter gerne von unterschiedlichen Orten, von zu Hause oder unterwegs aus dem Zug arbeiten möchten, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. So geben 48 Prozent der befragten Führungskräfte einer dieses Jahr veröffentlichten Citrix Studie davon aus, dass die Möglichkeit von überall aus zu arbeiten einen positiven Einfluss auf die so genannte "Employee Experience", also am Ende die Mitarbeiterzufriedenheit hat. Unternehmen mit einem unattraktiven Standort, die auf Pendler angewiesen sind, ist die Möglichkeit eines gleichwertigen digitalen Arbeitsplatzes sogar essenziell, um sich am Markt behaupten zu können.
- Mobiles Arbeiten nicht zu Ende gedacht: Es reicht nicht, dem Mitarbeiter einen Laptop oder ein Smartphone in die Hand zu drücken, wie eine andere Citrix Studie zeigt: Ganze 44 Prozent der deutschen Schreibtisch-Arbeiter schicken sich Dokumente an ihre private eMail-Adresse, um auch außerhalb des Büros darauf zugreifen zu können. Das ist datenschutztechnisch und was die IT-Sicherheit angeht eine Katastrophe! Unternehmen müssen passende Hard- und Software Lösungen bereitstellen, um mobiles Arbeiten effizient, einfach und sicher zu machen.
- Passwortschwemme: Jeder Dienst ein anderer Nutzername und ein anderes Passwort. Wer soll sich das noch merken? Vor dieser Herausforderung steht noch jeder vierte Arbeitnehmer in Deutschland. Kein Wunder, dass Mitarbeiter da kapitulieren und Passwörter notieren. Im schlimmsten Fall sind diese dann schön säuberlich ausgedruckt an den Rand des PC-Bildschirms angeheftet und jeder Kunde oder Besucher im Büro kann sie schnell abfotografieren. Abhilfe schafft eine so genannte Single-Sign-On-Funktion für alle eingesetzten Dienste, die zentral von der IT-Abteilung verwaltet wird.
- "Das haben wir schon immer so gemacht": Sicher, der Leitsatz „never change a running system“ hat seine Berechtigung, vor allem bei kritischen Systemen. Aber: Mitarbeiter sind durchaus offen, neue Tools und Anwendungen kennenzulernen, wie Citrix herausfand. 60 Prozent der Angestellten sind neugierig, wenn ihr Arbeitgeber alte Tools durch neue ersetzt. Zudem sagen 44 Prozent, dass neue Technologien ihrer Meinung nach wichtig sind, um effizienter zu arbeiten. Unternehmen sollten Mitarbeiter also nicht unterschätzen und auf keinen Fall aus Angst vor Veränderung oder Mitarbeiterfrust technologische Innovationen auf die lange Bank schieben.
- Umständliche Software: Wir alle sind heute ständig von eleganter und effizienter Software umgeben. Vor allem im privaten Bereich: Smartphone und Web Apps für Endverbraucher setzen regelmäßig Maßstäbe. Umso schwerer fällt es Mitarbeitern, sich auf umständliche, nicht intuitive oder nicht zweckmäßige Unternehmenssoftware einzulassen. Das führt allzu oft zu Frustration und im schlimmsten Fall zu Resignation. Ganze 28 Prozent der deutschen Arbeitnehmer haben bereits auf so genannte "Schatten-IT" gesetzt. Das heißt, sie installieren eigenhändig Software an der IT-Abteilung vorbei oder nutzen Webdienste, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Das löst zwar das Problem des einzelnen Mitarbeiters, kann aber das Unternehmen vor ein viel größeres stellen, wenn so zum Beispiel sensible Daten abhandenkommen.
Ein Wandel hin zu "New Work" ist sicher nicht einfach. Vor allem braucht er Rückhalt im gesamten Unternehmen. Hat die Personalabteilung mit der Unternehmensführung die Leitplanken definiert und Prozesse aufgesetzt, muss die IT-Abteilung sie möglich machen. Das bedeutet, zu Ende gedachte Prozesse und Tools für einen wirklich digitalen und flexiblen Arbeitsplatz. Die negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit oder "Employee Experience", wenn es dabei zu größeren Fehlern kommt, kann sich in der heutigen Zeit eigentlich kein Unternehmen mehr leisten.
Über die zitierten Studien:
Citrix befragte im Januar 2019 sowie April und Mai 2019 je 1.000 Arbeitnehmer, die für die Ausübung ihres Berufs wesentlich auf IT-Geräte/Computer angewiesen sind. Zudem wurde für eine im Juni 2019 veröffentlichte Studie Führungspersonal mit Personalverantwortung befragt. Die Befragung wurde durchgeführt von The Economist Intelligence Unit (EIU) mit Citrix Systems, Inc. als Sponsor.
