LMS für erfolgreiches Compliance-Management
Saarbrücken, Juli 2015 - Aufgrund der stetig steigenden Zahl komplexer rechtlicher Vorgaben und sich ändernder Normen stehen immer mehr Unternehmen vor der Herausforderung, die Umsetzung von Compliance-Vorgaben schnell und effizient sicherzustellen. Zur Erfüllung der allgemeinen und internen Normen, greifen zahlreiche Unternehmen nach wie vor auf überholte und zeitaufwändige Prozesse zurück. Die Organisation der Unterweisungen und Schulungen und die Erfüllung der Nachweispflichten sind deshalb häufig ineffizient und nehmen viel Zeit in Anspruch.
Beispielsweise haben Weiterbildungsverantwortliche bei der Durchführung von Präsenztrainings oftmals Schwierigkeiten, die tatsächliche Teilnahme aller für den Kurs gebuchten Mitarbeiter zu überprüfen. Bescheinigungen über die Teilnahme an den Trainings ebenso wie Berichte müssen manuell z.B. in Form von Excel-Tabellen erstellt werden und erfüllen oft nicht die strengen Anforderungen des Gesetzgebers in Sachen Compliance-Management.
Noch größer werden diese Herausforderungen dann, wenn Unternehmen über viele Standorte verteilt sind. Aufgrund des Einsatzes solcher ineffizienter Prozesse ist der Compliance Status eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter nur sehr schwer zu ermitteln. Damit ist auch eine Bewertung der Risiken, die das Unternehmen bei Regelverstößen eingeht, nicht möglich.
Eine einfache Möglichkeit, um ein durchgängiges und effizientes Compliance-Management im Unternehmen einschließlich eines jeden Standortes zu unterstützen, ist die Implementierung eines Learning Management Systems (LMS). Die Vorteile liegen auf der Hand: Unterweisungsmodule und Lerninhalte, Tests und Reports, sowie Informationen zu den Nutzern sind zentral abgelegt und jederzeit verfügbar.
Über ein LMS lassen sich nicht nur eLearning-Trainings durchführen, sondern auch klassische Präsenzveranstaltungen organisieren und dokumentieren. Die Kurse sind multimedial, interaktiv und steigern somit die Motivation der Lerner. Kosteneffizient und effektiv bietet ein LMS maßgeschneiderte Lernkonzepte für jede Zielgruppe. Auch lässt sich mithilfe eines solchen Systems der Compliance-Status einer Organisation bzw. Teilorganisation jederzeit einsehen und überprüfen.
So müssen beispielsweise im Falle eines internen oder externen Audits nicht erst alle relevanten Daten zusammengetragen werden. Diese Daten stehen dann auch der Geschäftsführung zur Bewertung der mit Regelverstößen verbundenen Risiken zur Verfügung. Die Verwaltungsaufgaben werden dabei minimal gehalten.
Aber nicht jedes Learning Management System eignet sich auch für ein wirksames und gesetzeskonformes Compliance- und Unterweisungsmanagement. Welche Anforderungen müssen hier erfüllt werden?
Rollenspezifische Compliance-Unterstützung in der täglichen Arbeitsroutine
Ein gutes LMS sollte nicht nur übersichtlich und intuitiv bedienbar sein, sondern in erster Linie Nutzer mit verschiedenen Rollen bei ihren täglichen Anforderungen in Sachen Compliance bedarfsgerecht unterstützen.
Die Mitarbeiter
Die Mitarbeiter im Unternehmen benötigen eine Übersicht aller Kurse, die belegt werden müssen mitsamt den wichtigsten Hintergrundinformationen zu den vermittelten Inhalten sowie zu ihrem bisherigen Lernfortschritt. Ein bequemer und bedarfsgerechter Zugriff auf die Lerninhalte sollte für jeden Lerner jederzeit gewährleistet sein und auch eine strukturierte Auflistung dazu, bis wann jeder Kurs absolviert beziehungsweise als "Bestanden" ins System eingetragen werden muss ist unerlässlich, damit die Lerner in ihrer täglichen Routine nicht den Überblick verlieren.
Verlässliche digitale Unterschriften sorgen innerhalb eines modernen LMS dafür, dass Nutzer jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Kursteilnahme zu bestätigen oder sich verbindlich für einen Kurs anzumelden. Da die Arbeitswelt zunehmend mobil wird und auch das Arbeiten selbst häufig nicht mehr an einen Ort, wie beispielsweise den klassischen Büroarbeitsplatz am Schreibtisch gebunden ist, muss ein Learning Management System Nutzern die Möglichkeit bieten, von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Mobilgerät aus auf die Lerninhalte zuzugreifen.
Die gleichbleibende und einheitliche graphische Darstellung von Lerninhalten, Tests und Navigationselementen auf einem PC-Bildschirm im Büro, dem eigenen Laptop oder mobilen Endgeräten wie Tablet und Smartphone sorgt für eine gleichbleibende User Experience. und stellt sicher, dass der Inhalt schnell und nachhaltig von Nutzern aufgenommen werden kann. So geht bei zeitkritischen Erst- und Rezertifizierungsprozessen keine wertvolle Zeit verloren.
Die Compliance Verantwortlichen
Für Compliance Officer stellt eine unkomplizierte Nutzerverwaltung eine der vorrangigen Prioritäten dar. Sie müssen in der Lage sein, unterschiedlichen Nutzergruppen bedarfsgerechte Lerninhalte zuzuweisen, Kurse für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen zu buchen und darüber hinaus auf einen Blick erkennen können, welche Kurse von welchen Mitarbeitern bis wann belegt werden müssen.
Die Auditoren
Interne wie externe Auditoren erwarten von einer effektiven Compliance-Unterstützung durch ein LMS in erster Linie, dass es in der Lage ist, für Teilorganisationen oder einzelne Trainingsmaßnahmen aussagekräftige Compliance-Berichte zu generieren und per Stichprobe den Compliance-Status einzelner Mitarbeiter zu überprüfen.
Flexibilität und Support Services
Die Unternehmenswelt steht nicht still. Regelmäßig kommen neue Compliance-Normen und Regeln hinzu, Richtlinien werden aktualisiert und erweitert, in Unternehmen werden neue Mitarbeiter eingestellt, Stellen werden neu besetzt, die Unternehmen expandieren und eröffnen Filialen an neuen Standorten. Alle diese Änderungen müssen durch ein Compliance- und Unterweisungsmanagement-System berücksichtigt und erfasst werden.
Ein Cloud-basiertes Learning Management System kann flexibel auf all diese Änderungen reagieren und die Lernumgebung sofort an die neuen Gegebenheiten anpassen. Durch die hohe Flexibilität und weitgehende Unabhängigkeit von den vorhandenen IT-Ressourcen, wird es möglich, Compliance-Trainings sofort zu starten. Die Wartung des Systems wird vom Anbieter übernommen. Ein seriöser Anbieter sorgt auch für das regelmäßige Aktualisieren des Systems und Einspielen der Updates. So, kann sich der Compliance-Officer ausschließlich auf seine Aufgaben konzentrieren. Um die technischen Rahmenbedingungen kümmert sich der Anbieter des LMS.
Elaboriertes Identitätsmanagement mit eSignature
Für den Einsatz eines IT-Systems, wie z.B. eines LMS im Rahmen von Compliance Prozessen, gelten besondere Rahmenbedingungen, da Rechtsverbindlichkeit von geleisteten Unterschriften und Dokumenten sichergestellt werden muss. Die wichtigste Richtlinie dafür trägt den Namen 21 CFR Part 11 aus dem US-amerikanischen Code of Federal Regulations, herausgegeben von der Food & Drug Administration (FDA). Diese Richtlinie regelt die Handhabung elektronischer Daten (electronic records) und die Speicherung elektronischer Unterschriften für die Validierung von Prozessen für Unternehmen in den Bereichen Pharmaerzeugnisse, medizinische Geräte, Lebensmittel und Biotechnologie.
Die FDA Standards sind wegweisend für Sicherheit und Wirksamkeit in der medizinischen, biologischen und lebensmittelherstellenden Produktion. Vor allem bei Exportprodukten sind die Vorschriften unumgänglich. Für Medikamente und medizinische Produkte, die in den USA angeboten werden, ist eine FDA Zulassung verpflichtend. Zu beachten ist außerdem, dass inzwischen 21 CFR Part 11 auch in anderen Industrien als Referenz angesehen wird bzw. dort ähnlich strenge Richtlinien verabschiedet worden sind. Ein entsprechend vorbereitetes LMS kann Sie bei der Einhaltung von FDA 21 CFR Part 11 und entsprechenden GxP-Richtlinien unterstützen.
