Flexible Software muss flexibel geschult werden
Karlsruhe/Heidelberg, November 2010 - Seit Gründung der ABAS Software AG im Jahre 1980 ist aus dem ehemals studentisch geprägten Unternehmen eine Unternehmensgruppe geworden. Am Standort Karlsruhe arbeiten 115 Mitarbeiter, im Verbund der rund 50 Partner sind an 65 Standorten weltweit über 600 Mitarbeiter tätig. Die Kernkompetenz des Unternehmens ist die Entwicklung flexibler ERP- und eBusiness-Software für mittelständische Unternehmen. Die Einführung, Organisation, Technik und den Service der Software beim Endkunden werden von Partnern übernommen und den Anwendern modifiziert auf die eigenen Anforderungen angeboten. Alle Schulungsdokumente für die Software werden mit der TT Knowledge Force erstellt.
Flexibilität als Hauptanforderung
Die gesamte Wissensvermittlung, von der Dokumentation über eLearning bis zu den Schulungen, muss bei ABAS sehr flexibel sein. Das liegt am Vertriebsmodell, dem hohen Lokalisierungsgrad der Software, dem evolutionären System und der Versionsvielfalt. Das Vertriebsmodell bei ABAS ist ein weltweites Partner-Netzwerk. Die Software-Partner, kaufen die abas-Business-Software von ABAS und übernehmen Einführung und Organisation (Projektbetreuung, Customizing etc.) sowie Technik und Service (Hardware, Installationen, Hotline etc.) beim Endkunden.
Schichten-Architektur und evolutionäre Systemtechnologie
Mit der Auslieferung erhalten die Partner die Standard-Software, den sogenannten abas-Kern, eine Datenbank- und Anwendungsschicht mit diversen Tools. Auf diesen Kern kann der Partner dann individuelle kundenspezifische Anpassungen anhand einer flexiblen Standardoberfläche und einer individuellen Oberfläche aufsetzen. Die evolutionäre Systemtechnologie bedingt sich durch regelmäßige Upgrades, die jedes Jahr angeboten werden. So wird sichergestellt, dass funktionelle und technische Erweiterungen in allen Funktionsbereichen der Software zur Verfügung stehen.
Anforderungen an die Wissensvermittlung sind hoch
Die ABAS Software AG ist Anbieter von Wissen zur Standardsoftware für den Software-Partner und den Endkunden, den der Partner als Key User hinzuzieht, um die erforderlichen Kundenanpassungen zu definieren. Der Partner wiederum greift dieses Wissen auf und passt es für die jeweilige Installation bei seinem Kunden an. Die Anforderungen an die Schulungen und Dokumentationen sind also - bedingt durch die hohe Anzahl an Partnern, Kunden, Sprachen und Versionen - sehr hoch.
Der Weg der Beschreibung der Software wurde so definiert, dass sie in hohem Maße so abläuft wie der Weg, den die Software von ABAS über den Partner zum Endkunden zurücklegt: ABAS liefert die Standardsoftware mit Dokumenten zur Softwarebeschreibung in deutsch und englisch aus, die mit Hilfe der TT Knowledge Force erstellt wurden. Der Partner passt nun diese Standardsoftware kundenspezifisch an und aktualisiert die Dokumente zur Softwarebeschreibung (Unterlagen, eLearning-Kurs etc.) mit Hilfe der Re-Recording-Funktion der TT Knowledge Force.
Wenn ein Software-Update bei ABAS ansteht, werden die Quelldokumente ebenfalls mit der Re-Recording-Funktion der TT Knowledge Force aktualisiert und wieder im abas-Knowledge-Center, dem Accelerator der TT Knowledge Force, abgelegt.
Partnerschaft zwischen ABAS und TTS
Die anwenderprozess-orientierte Beschreibung der Standard-Software steht im abas-Knowledge-Center bereit. Die Quelldokumente werden dem Software-Partner von ABAS zur Verfügung gestellt, das Werkzeug zur Lokalisierung und zum Re-Recording, die TT Knowledge Force, von TTS. Die beiden Firmen sind hier eine strategische Partnerschaft eingegangen, die nicht nur Rahmenverträge mit Software-Partnern einschließt; auch Endkunden könnten die TT Knowledge Force nutzen, um weitere Anpassungen an den Dokumenten vorzunehmen.
Die Zusammenarbeit startete im Juni 2009. Seitdem ist ein sehr ausführlicher Auto-renleitfaden erarbeitet worden, der sicherstellt, dass die Lerninhalte inhaltlich, didaktisch und gestalterisch immer gleich aufbereitet sind: welche Templates sind Bestandteil der Auslieferung, wann benutze ich sie etc. Zudem gibt es einen Entwicklungsplan für die komplette Beschreibung der ERP-Software, was in etwa 750 Dokumenten entspricht, die produziert werden müssen. Davon sind bis jetzt ca. 75 Prozent erstellt. Der Zeitaufwand hier ist sehr hoch, da bei ABAS äußerst gewissenhaft produziert wird: Jedes Dokument muss den Zyklus Grob-konzept - Drehbuch - Aufzeichnung - Veredelung - Qualitätssicherung durchlaufen.
Durch die Re-Recording-Funktion kann aber bei den dann folgenden Software-Updates viel Zeit eingespart werden. Der Workflow mit dem internen Übersetzungstool läuft, Übersetzungen können also problemlos wieder in die TT Knowledge Force integriert werden. Nun arbeitet abas noch an einem Workflow für die Quellenübergabe, d.h. an einer Technologie, wie den Softwarepartnern die Daten übergeben werden können, damit diese sie problemlos zur weiteren Bearbeitung in den TT Author oder TT Integrator der TT Knowledge Force einfügen können.
